まだ業務マニュアル・研修を動画化してないの！？業務マニュアル・研修を動画化するメリット・デメリットから制作のコツまで詳しく解説

新入社員や中途社員に向けての業務マニュアルや研修で、毎回毎回人事が大変な思いをしていませんか？業務マニュアルや研修は動画化することを強くオススメします！

実際に動画を活用している企業では教育・研修や業務マニュアルの動画化が主な活用方法となっています。(Jstream社調べ2023/3)

今回はそんな業務マニュアルや研修を動画化するメリット・デメリットから制作のコツまでお伝えしていきます。

研修やマニュアルを動画化するメリット

研修やマニュアルを動画化する際のメリットは主に4つです。

1.人の代わりに自動で研修をしてくれる
人手・人事が不足している企業や離職率が高い企業などにおいて、入社した人に対しての研修やマニュアルを自動化できます。

2.とにかく分かりやすい
専門性の高い業務や作業を、映像、テロップ、声などで丁寧に解説できる上に、既存社員の時間を無駄に使わなくて済みます。1分の動画は300文字相当の情報を伝えることが可能と言われていますので、テキストベースよりも動画のほうが短い時間で情報を伝えるという点では強みがあります。

3.いつでも振り返って見ることができる
人事が毎回口頭で説明していると聞き忘れなどがあった際に、わざわざその人のところまで聞きにいく必要があります。しかし研修やマニュアルを動画化しておくことで、場所を選ばず、いつでも振り返って確認することが可能となります。

4.アーカイブ性
過去のアーカイブがたまってくると、研修やマニュアルの改善の記録を振り返ることができます。

※動画の窓口制作

研修やマニュアルを動画化するデメリット

研修やマニュアルを動画化する際のデメリットは主に2つです。

1.制作に手間がかかる
企画や編集など、動画の制作には時間と手間がかかります。しかし、一度動画を制作してしまえば、後が楽になります。

2.ノウハウの流出
高いセキュリティを要する技術やサービスの場合、最悪のケースではURLリンク1つで情報が流出する危険性もあります。高いセキュリティを要する技術やサービスのマニュアルを動画化する場合は、後ほど説明する有料ツールを使うことをオススメします。

動画保存や社内での回覧について

動画はその性質上、いつでもどこでも見れるため社内でどのように動画を管理するか決めておきましょう。

誰もがアクセスして良い動画の場合
1.YouTubeの限定公開URLをスプレッドシートなどにまとめてアーカイブする。再生リストなどで分けてるとよい
2.DropBoxやDriveなどクラウドシステムにアップロードして閲覧できるようにする

特定の人のみアクセスを許可する動画の場合
この場合は以下のような有料ツールを使用することをオススメします。

動画クラウド / 配信ツール一覧

これはクラウド上に動画をアップロードする専門のツールです。大学の講義のアーカイブなどでも利用されており、以下のような特徴があります。
・メールアドレスで権限管理ができて、視聴できる人やできない人のコントロールが可能
・動画だけではなく、必要な資料もアップロードしておくことができる
・視聴者は閲覧とともに参考資料のダウンロードも可能
・フィードバックのコメント欄なども充実しており、マネージャーの管理・連携がしやすい
・視聴完了報告の機能を有する場合もある

どんな資料や工程を動画化するべきか？

研修やマニュアルを動画化するにあたって、どのような資料や工程を動画化するのがよいのでしょうか？研修とマニュアルそれぞれの場合で、動画化に有効な資料や工程を挙げていきます。

■研修動画
・入社のガイダンス
・マナー研修、社会人研修など
・エクセルやワードなどのツールやアプリの使い方、操作方法
・営業資料を使ったロープレ

■マニュアル動画
・調理方法、施工実習、現場ロープレ
・店舗でのお客様案内の流れ
・頻繁に発生する業務フロー
・PCやアプリの操作方法

研修、マニュアル動画作成時のポイント

研修、マニュアル動画作成時のポイントを準備、企画、撮影、編集の4つのフェーズに分けて解説していきます。

1準備編

準備の段階では以下のポイントに注意して話すとよいでしょう。
・どのように情報をストックして、社内で回覧できるようにするかの仕組みを決めておく
・動画視聴時に閲覧する資料などをダウンロードできるようにしておく（例：GoogleDriveのURLなど）
・動画内で使う資料や機材と同じものを視聴者に共有しておく

2企画編

企画の段階では
・何を学べるか、知れるのか？視聴対象者は誰なのかなど、構成を明確にしておく
・中身がわかるタイトルをつける
・1つの動画にたくさんの内容を入れすぎない：特にマニュアル動画はトピックを細切れにして作っておいたほうが、見たい内容だけをピックアップして視聴できるので便利です。
・話す内容、結論、などを事前にまとめておき、タイムコントロールきちんと行う
・アドリブはしない：慣れていないと、多くのことを話してしまって内容が脱線したり、何度も同じことを言って編集が大変になったり、「あー」「えー」が多くて聴き取りづらかったりする。

3撮影編

◾️セミナーや講義など研修動画の場合
・三脚を使ってホワイトボードなどが水平で見やすく撮影する
・ホワイトボードなどの文字がしっかりと見えるサイズで撮影する

・話し手の声をしっかりとクリアに収録できるようにする
・タイムコントロール（短くなりすぎない、長くなりすぎない）をきちんと行う
・部屋は明るい環境で撮影し、人の顔が暗くならないように注意

◾️作業などのマニュアル動画の場合
・明るく見やすく撮影を心がける
・手ブレを極力無くして撮影する（三脚を利用するのもオススメ）
・編集でテロップを入れる位置なども事前に想定して撮影する
・解説の声（音声）は、手元の作業風景とは別で編集時に音声を挿れてもよい

★撮影の際にあると便利な撮影機材

・三脚：おすすめはVelbon Exシリーズ（https://www.velbon.com/products/detail/1101200520-00-00-00）
・ピンマイクまたはガンマイク：声を入れる場合
・照明：講義などで人の顔を明るく照らす
・スタビライザー：手ブレを抑えてくれるため、人がよく動くマニュアル動画などで活躍

ここからは研修マニュアル動画の撮影にあたって、よくある質問をご紹介します。

Q：撮影はビデオカメラを使った方が良いの？
A：スマホやタブレットで十分です。様々な設定がオートで済むため、初心者でも簡単に撮影することが可能です。ただし以下に注意して選びましょう。
・バッテリー残量が不足する懸念
・データ容量が不足する懸念
・データ保管や転送が面倒

【ビデオカメラを使用する場合】
ビデオカメラを使用するメリットとしては以下のようなことが挙げられます。
・外部マイクをつけられる
・安定した長時間収録が可能
・SDカードで外部収録できるため管理がしやすい

池上がおすすめするビデオカメラは以下の3つです。
・SONY FDR-AX45（手ブレに強く、圧倒的におすすめ）
・SONY Z-V1（コンパクトで画質もよくおすすめだが、バッテリーが切れやすいため長時間収録に向いていない）
・Panasonic HC-X2000（照明がセットでついており、コンパクトながら様々な機能が充実している）

一方で「一眼タイプのカメラ」は以下のような理由からおすすめできません。
・撮影するための設定が難しい
・ピント調整などが難しい
・手持ち撮影がしづらい

4編集編

動画を編集する際は以下のポイントに注意しましょう
・タイトルは冒頭にわかりやすく
・長い動画の場合は、動画で知れる内容や分数を序盤に表示する（目次の作成）
・テロップは大きくわかりやすくする
・重要なポイントなどは、テロップの色や大きさを変えて強調する
・パワーポイントを使う場合は、文字が小さすぎないようにして、高画質で書き出して使用する
・解説やナレーションの声がない場合は、テロップで情報を補足する。
・テロップは十分に読める時間の長さで表示することが重要
・BGMが大きすぎて人の声が聞こえなくならないように注意
・慣れないうちはエフェクトやフェード（トランジション）などを多様しない
・制作の目安時間を定めて作業をする

★おすすめの編集ツール
【スマホ/タブレット】
以下の2つが使いやすく非常におすすめです。
・CapCut
・InShot

【パソコン】
以下の2つが非常におすすめです。買い切り版があり、初心者でも簡単に操作できます。テロップのデザインやエフェクトなど柔軟な編集も可能です。
・CapCutデスクトップ
・iMovie
・ClipChamp
・Filmore
・PowerDirector

また、意外と知られていませんが、PowerPointやKeynoteも動画の書き出しが可能で、しかもPCのマイクやカメラを使って音声や動画の収録もできるので、ちょっとしたマニュアル動画には十分有用です。

動画の窓口おすすめのマニュアルツール

研修向け動画ツール一覧

上級者向け（プロ向け）ソフトとしては以下の3つがおすすめです。
・Adobe AfterEffects
・Adobe Premiere Pro
・Final Cut Pro

外注、内製、どっちがよい？

研修やマニュアルの動画は社内向けであり高いクオリティを必要としないため、基本的には内製化されている企業が多いです。正直、内製が可能ならば内製をおすすめします。ただし、動画の撮影や編集は大変手間がかかるため、社内の人材との兼ね合いで決定すべきです。

また外注と内製の違いとしては以下のようなものが挙げられます。
・撮影技術（手ブレの少なさや適切な収録）
・手元の見やすさなど（特に細かい作業や暗い場所での作業）
・マイクの性能（説明者の聴きやすさ）
・編集の見やすさ、うまさ

これらを踏まえた上で、内製が推奨されるものと外注が推奨されるものをご紹介します。

内製が推奨されるもの

・比較的シンプルな動きの業務や内容
・飲食店のメニューの作り方など、情報の入れ替えが頻繁に発生する内容
・1本の動画が短い
・高いクオリティを必要としないもの
・固定カメラで収録するだけのシンプルな内容
・マニュアル作成アプリ・ツールなどを導入検討できる場合

※動画の窓口制作

外注が推奨されるもの

・社内の中でも重要度の高い研修やマニュアルで、緊張感を持って理解してもらいたい研修
・撮影や編集に時間がかかりそうな内容のもの
・怪我や大きなミスが命取りになるような重要な業務や内容のもの
・長期間使い続ける予定の動画
・1本が5分以上ある動画

まとめ

いかがでしたでしょうか？今回は業務マニュアルや研修を動画化するメリットから制作のコツまでお伝えしました。もし、人手・人事が不足しているなら、業務マニュアルや研修を動画化することを検討してみてはいかがでしょうか？

動画の窓口ではマニュアル研修動画の制作講座をやっています。興味がある担当者の方は以下のリンクよりご覧ください